Loading

Projectplan 2015 t/m 2020

1. Aanpak en strategievorming

Aanpak

Het nieuwe elektriciteit- en aardgascontract moeten minimaal:

  • de meeste scherpe tarieven tot stand brengen waarbij een risicoprofiel wordt gehanteerd welke past binnen het algemene beleid van scholen;
  • een maximale ruimte hebben in daadwerkelijke afname. Dit zowel wat betreft volume als profiel. Voorbeelden hiervan zijn verhuizen, uitbreiden of juist afstoten van aansluitingen;
  • een maximale ruimte hebben voor de inpassing van decentraal vermogen zoals zonne-collectoren, warmte/koude opslag micro WKK etc.
  • alle wet- en regelgeving respecteren.

Rekeninghoudend met deze doelstellingen wordt uitgegaan van een aanpak waarbij een Europese Aanbesteding voor een contract voor zes jaar wordt gehanteerd. Er is gekozen voor een openbare procedure. Op zo gunstig mogelijke momenten worden de tarieven vastgelegd. De tariefstelling voor de opslagen op de handelsmarkten wordt via een elektronische veiling vastgesteld.

Strategie

In besprekingen binnen de energiecommissie worden de uitgangspunten voor het tenderdocument en de inkoopstrategie vastgelegd. Punten van aandacht vormen onder andere: facturering, inpassen decentraal vermogen, duurzaamheid, meetwaarden, betalingstermijn, aantal inkoopmomenten, flexibiliteit bij verhuizingen of uitbreidingen.

Al deze eisen en wensen worden door Hellemans Consultancy geïnventariseerd en in een later stadium verwerkt in het leveringscontract.

Voor de Europese Aanbesteding moeten tijdens de vorming van een inkoopstrategie de volgende zaken worden vastgelegd:

  • selectie-eisen en selectieprotocol: noodzakelijk voor de selectie van mogelijke leveranciers;
  • gunningscriteria en gunningsprotocol: noodzakelijk voor de keuze van de aanbieding.

Waarom in 2013 al starten met aanbesteding voor levering 2015 t/m 2020?

Om ervoor te zorgen dat er vanaf 1 januari 2015 een zo goed mogelijk elektriciteit- en aardgascontract is afgesloten middels een Europese Aanbesteding, starten wij in het eerste kwartaal van 2013 met de voorbereidingen. Energie voor Scholen heeft zich als doel gesteld om eind 2013 de leverancier voor elektriciteit en de leverancier voor aardgas te selecteren. Op deze manier blijft er een jaar de tijd over (namelijk heel 2014) om op zo gunstig mogelijke momenten de energie in te kopen voor de afname in 2015. Wij realiseren ons dat dit een lang traject is en dat er nu al beslissingen moeten worden genomen voor de verdere toekomst. Wij zijn er echter van overtuigd dat door deze aanpak de optimale energietarieven tot stand komen, in combinatie met de beste voorwaarden voor de scholen.

2. Uitvoering Europese Aanbesteding en veilen

De werkzaamheden die worden uitgevoerd zijn:

  1. Inventariseren van verbruiksgegevens;
  2. Opstellen offerteaanvraag en leveringsovereenkomst;
  3. Aankondigingen op Tender European Daily / aanbestedingskalender en Tenderned.
  4. Communicatie met gegadigden;
  5. Organisatie van aanbestedingen;
  6. Opstellen van een proces-verbaal van aanbesteding;
  7. Beoordelen en selecteren van leveranciers;
  8. Uitnodigen van leveranciers voor de veilingen
  9. Voorbereiden van de veilingen via het digitale veilinghuis “Negometrix”;
  10. Uitvoeren van de veilingen (in samenwerking met veilingmeester Negometrix voor het technische gedeelte);
  11. Opstellen van proces verbaal van gunning;
  12. Opstellen van voorlopige en definitieve gunningsbrieven;
  13. Publiceren van aankondiging van de gegunde opdrachten;
  14. Overdragen aanbestedingsstukken.

Hieronder volgt op enkele van deze activiteiten een korte toelichting.

ad 1) Inventariseren van verbruiksgegevens

Schoolbesturen moeten voor aansluitingen die nog niet in het collectief 2011 - 2014 deelnamen, de laatste jaarafrekening voor kleinverbruikaansluitingen en de laatste 12 nota’s voor grootverbruik-aansluitingen aanleveren. Voor de grootverbruikaansluitingen geldt tevens dat de meetdata moet worden aangeleverd. Met deze gegevens wordt de totale hoeveelheid in te kopen elektriciteit en aardgas bepaald. Deze totale hoeveelheid zal worden uitgebreid met een prognose van afname over de looptijd van de leveringsovereenkomst.

ad 2) Opstellen offerteaanvraag en leveringsovereenkomst

Er zal in basis gebruik worden gemaakt van een offerteaanvraag van Hellemans Consultancy welke speciaal voor Europese aanbestedingen in de energiemarkt is ontwikkeld en juridisch getoetst is door diverse partijen. Leveringsvoorwaarden, algemene voorwaarden en kleine lettertjes van de leverancier worden per definitie uitgesloten. De offerteaanvraag zal op maat worden gemaakt en aangevuld met de eisen en wensen zoals deze zijn geïnventariseerd in de voorbereidingsfase.

ad 3) Aankondigingen op Tender European Daily,  aanbestedingskalender en Tenderned.

Hellemans Consultancy zal gedurende de aanbestedingsprocedure als penvoerder optreden en als centraal aanspreekpunt voor gegadigden fungeren.

ad 4) Elektronisch aanbesteden en veilen

Het gehele proces van communicatie met inschrijvers (leveranciers) c.q. gegadigden zal plaatsvinden via het aanbestedingsplatform van Negometrix. De inschrijvers ontvangen daarvoor een unieke inlogcode waarmee zij alle stukken, nota van inlichtingen etc. kunnen ophalen. Via dit systeem wordt voorkomen dat een inschrijver niet of later informatie ontvangt dan de overige inschrijvers. Daarnaast kunnen inschrijvers ook hun aanbieding via het aanbestedingsplatform uploaden en wensen beantwoorden. Dit maakt dat de kans op fouten tijdens het beoordelingsproces wordt geminimaliseerd.

Hellemans Consultancy heeft een eigen account op dit aanbestedingsplatform en heeft zelf de expertise om de aanbesteding op dit platform in te richten en klaar te maken voor een veiling.

Het inkoopresultaat is mede afhankelijk van de methodiek van inkopen. Het gebruiken van een veiling heeft daarbij onze voorkeur. Wanneer daarbij een veiling wordt gebruikt die leveranciers goed kennen zoals die van Negometrix komt dit het resultaat alleen ten goede. Hellemans Consultancy heeft deze veilingtool al tientallen malen succesvol bij Europese Aanbestedingen van energie gehanteerd.

 

ad 5) Overdragen documentatie (Europese Aanbesteding)

Na gunning zal het proceduredossier door Hellemans Consultancy ter archivering aan alle schoolbesturen digitaal beschikbaar worden gesteld. Op grond van de toepasselijke EG-richtlijnen geldt een archiveringsplicht voor tenminste vijf jaren.

Afbeeldingen:
Voorbeelden van de inrichting van de energieveiling voor EVS 2011 t/m 2013 in Nederland.

3. Contractmanagement

Tijdens het contractmanagement moeten o.a. de volgende zaken worden uitgevoerd:

  1. Implementeren inkoopstrategie
  2. Uitvoeren inkoopstrategie: volgen van tarieven energiemarkt en kopen op zo gunstig mogelijk marktmoment
  3. Evaluatie inkoopmomenten
  4. Informatiesessie

ad 2) Uitvoeren inkoopstrategie

Het volgen van de markt en klikken op zo gunstig mogelijke momenten zal uiteindelijk voor 90% het tarief voor het volgende jaar bepalen. In de afgelopen jaren hebben de tarieven van elektriciteit en aardgas de nodige pieken en dalen gehad. In grafiek 1 is de ontwikkeling van de elektriciteitstarieven voor levering in 2013 weergegeven. In grafiek 2 is de ontwikkeling van de aardgastarief voor levering 2013 weergegeven.

Dit betekent dat er dus in 2013 gekeken wordt naar gunstige momenten en het totale volume in delen vastgezet kan worden voor 2015 en verder. Steeds in het jaar voorafgaand aan het leveringsjaar zijn de tarieven voor het leveringsjaar bekend.  Indien de tarieven voor 2016 t/m 2020 ook gunstig zijn kunnen die ook vastgezet worden.

Een voorbeeld om dit te verduidelijken:

Voor levering elektriciteit in 2013 is het verschil tussen het goedkoopste en duurste inkoopmoment voor peak (7:00 – 23:00 uur)  € 68,69/MWh (zie grafiek 1) en € 37,24/MWh voor off peak. Met het huidige collectieve volume van circa 177 GWh peak en 73 GWh off peak geeft dit een kostenverschil van ruim € 14.873.000 exclusief btw op jaarbasis.
Voor levering aardgas in 2013 is het verschil tussen het goedkoopste en duurste inkoopmoment € 0,106/m3. Met het huidige collectieve volume van circa 114 miljoen m3 geeft dit een kostenverschil van ruim € 1.208.000 exclusief btw op jaarbasis.

Dit is dus het risico wat met een doordachte inkoopstrategie gemanaged moet worden.
Het verkrijgen van marktinformatie is van essentieel belang bij het definitief vaststellen van de elektriciteit en aardgastarieven. Deze informatie wordt dagelijks door Hellemans Consultancy verkregen via bronnen als Reuters, Heren, Energeia, Endex etc. Aan de hand van deze informatie kan in overleg worden beslist op welk moment de inkoop van elektriciteit en aardgas of een deel daarvan zal plaatsvinden.

Grafiek 1: ontwikkeling van de elektriciteitstarieven voor levering in 2013

Grafiek 2: ontwikkeling van de aardgastarieven voor levering in 2013 

4. Financiën

Kosten schoolbesturen
De contracten die Hellemans Consultancy voor haar klanten afsluit kennen per definitie geen vastrecht. Daarvoor in de plaats komen de deelnamekosten waardoor de volgende tarieven worden gehanteerd:

  • aansluitingen kleinverbruik € 1,80 per maand (elektriciteit tot en met 3 x 80 ampère en aardgas tot 170.000 Nm3/jaar)
  • aansluitingen grootverbruik € 13,50 per maand

Alle hierboven genoemde tarieven zijn exclusief btw.

Betaalwijze
De kosten voor begeleiding zullen door de winnende leverancier(s) in rekening worden gebracht bij de deelnemers. Op de nota van de winnende leverancier(s) zal een kostenpost “Deelnamefee” komen te staan met bovengenoemde bedragen. Daarnaast zal een kostenpost “Vastrecht leverancier” worden opgenomen van € 0,00 om dit expliciet aan te geven.

5. Organisatie en planning

Organisatie

Gezien de grootte van het huidige inkoopcollectief (ruim 12.000 aansluitingen) en het feit dat er een Europese Aanbesteding gehouden wordt, is er uitgegaan van de volgende organisatiestructuur:

Energiecommissie

De energiecommissie bestaat uit een vertegenwoordiger van elke besturenorganisatie die deelneemt aan het collectief en de projectleider van Hellemans Consultancy. De Energiecommissie voert het toezicht uit over het gehele project en beslist over alle activiteiten die uitgevoerd moeten worden. De projectgroep bestaat uit de volgende vertegenwoordigers:

  • Gerard Klerk (VGS)
  • Ron van der Raaij (VOS/ABB)
  • Lex Joosten (Verus en LVGS)
  • Ben Mom (VBS)
  • Saida Hanin (ISBO)
  • Arjen Leenhouts (Hellemans Consultancy)
  • Karin Michgels (Hellemans Consultancy)

Werkgroep

Deze werkgroep bestaat uit de vertegenwoordigers vanuit de besturenorganisaties. Vanuit Hellemans Consultancy zullen mevrouw Karin Michgels plaatsnemen als projectcoördinator de heer Cor Bos als beheerder en programmeur van de website en mevrouw Sandra de Bruin als aanbestedingsdeskundige en coördinator bij het gebruiken van het aanbestedingsplatform van Negometrix. Deze werkgroep heeft als taak de communicatie naar de schoolbesturen, pers, potentiële leveranciers  etc. uit te voeren en is verantwoordelijk voor het optimaal laten functioneren van het inschrijfproces en Europese Aanbesteding.

Contractmanagement team

Het contractmanagement team zal bestaan uit een vertegenwoordiger van de winnende leverancier(s), de analisten van Hellemans Consultancy B.V. (de heren Jordi in den Eng en Michiel de Voogt) en de projectleider de heer Jeroen Schut. Laatstgenoemde zal verantwoording afleggen aan de Energiecommissie.

Planning

In grote lijnen verloopt dit project als volgt:

  • Inschrijven respectievelijk verlengen van deelname vanaf 15 februari t/m 15 april 2013 via website energievoorscholen.nl Tapje “inschrijven”
  • Voorbereidings- en uitvoeringsfase Europese Aanbesteding 1 mei 2013 tot 31 oktober 2013.
  • Contractmanagementfase 1 november 2013 tot en met 31 december 2019.

6. Inschrijven en overige communicatie

Uniek aan dit collectief is de website www.energievoorscholen.nl.

Deze website zorgt ervoor dat alle zaken rondom de energiecontracten voor deelnemers op één plek duidelijk en overzichtelijk terug te vinden zijn: inschrijven, mutaties doorgeven, prijsafspraken, nieuwsbrieven en contactgegevens etc.

Wanneer scholen willen deelnemen aan het nieuwe collectief kunnen zij dit kenbaar maken via de website. Vervolgens ontvangt de school een deelnameverklaring via de mail. Deze dient ondertekend terug gemaild te worden naar Hellemans Consultancy.

Kunnen niet-leden van besturenorganisaties ook deelnemen aan Energie Voor Scholen?

Ja dit kan. In het projectplan zijn de deelnamekosten opgenomen zoals deze gelden voor leden van besturenorganisaties.
Wanneer een schoolbestuur geen lid is, zijn de deelnamekosten 5x zo hoog. Dit komt neer op:

  • aansluitingen kleinverbruik € 10,00 per maand (elektriciteit tot en met 3 x 80 ampère en aardgas tot 170.000 Nm3/jaar)
  • aansluitingen grootverbruik € 75,00 per maand

Genoemde tarieven zijn exclusief btw.

Servicedesk
Gedurende het gehele traject heeft Hellemans Consultancy minimaal 2 personen continu beschikbaar voor het beheren van de scholenwebsite. Zodoende kunnen veel vragen, mutaties etc. door Hellemans Consultancy worden opgelost en is Hellemans Consultancy de “rechterhand” voor de scholen richting leveranciers en netbeheerders.

De meest gestelde vragen en bijbehorende antwoorden staan op de website onder kopje “Tips en vragen”.

Hellemans Consultancy is sinds 1997 actief op de energiemarkt. Wij hebben ons gespecialiseerd in het begeleiden en adviseren bij de inkoop van energie. Wij bieden diensten aan op het gebied van  Factuurcontrole en Factuurbeheer, Contractmanagement, Energiemanagement. www.hellemansconsultancy.nl