Projectplan 2021 t/m 2025

1. Aanpak en strategievorming

Aanpak

Het contract voor elektriciteit en aardgas moet minimaal:

de meeste scherpe tarieven tot stand brengen waarbij een risicoprofiel (zie punt 3 ad 2) wordt gehanteerd welke past binnen het algemene beleid van de scholen;
een maximale ruimte hebben in daadwerkelijke afname. Voorbeelden hiervan zijn verhuizen, uitbreiden of juist afstoten van aansluitingen;
een maximale ruimte hebben voor bijvoorbeeld zonnepanelen, warmte/koude opslag, micro WKK etc.
alle wet- en regelgeving respecteren.

Rekening houdend met deze doelstellingen wordt uitgegaan van een aanpak waarbij een Europese Aanbesteding voor een contract voor vijf jaar wordt gehanteerd. Er is gekozen voor een openbare procedure. De tariefstelling voor de opslagen op de handelsmarkten wordt vastgesteld en voorts worden op zo gunstig mogelijke momenten de tarieven vastgelegd (klikmomenten).

Strategie

In besprekingen binnen de stuurgroep (zie punt 5) worden de uitgangspunten voor het tenderdocument en de inkoopstrategie vastgelegd. Punten van aandacht vormen onder andere: bepalen inkoopmomenten, facturering, inpassen decentraal vermogen, duurzaamheid, meetwaarden, betalingstermijn, flexibiliteit bij verhuizingen of uitbreidingen.

Al deze eisen en wensen worden door Hellemans Consultancy geïnventariseerd en in een later stadium verwerkt in het leveringscontract.

Voor de Europese Aanbesteding moeten tijdens de vorming van een inkoopstrategie de volgende zaken worden vastgelegd:

selectie-eisen en selectieprotocol: noodzakelijk voor de selectie van mogelijke leveranciers;
gunningscriteria en gunningsprotocol: noodzakelijk voor de keuze van de aanbieding.

2. Uitvoering Europese Aanbesteding

De stuurgroep bepaalt uiterlijk in februari 2019 of er gebruik wordt gemaakt van een veiling of een eenmalige bieding.

De werkzaamheden die worden uitgevoerd zijn:

Inventariseren van verbruiksgegevens;
Opstellen offerteaanvraag en leveringsovereenkomst;
Aankondigingen op Tender European Daily / aanbestedingskalender en Tenderned;
Communicatie met gegadigden;
Organisatie van aanbestedingen;
Opstellen van een proces-verbaal van aanbesteding;
Beoordelen en selecteren van leveranciers;
Uitnodigen van leveranciers voor de veilingen;
Voorbereiden van de veilingen via het digitale veilinghuis “Negometrix”;
Uitvoeren van de veilingen (in samenwerking met veilingmeester Negometrix voor het technische gedeelte);
Opstellen van proces-verbaal van gunning;
Opstellen van voorlopige en definitieve gunningsbrieven;
Publiceren van aankondiging van de gegunde opdrachten;
Overdragen aanbestedingsstukken.

Hieronder volgt op enkele van deze activiteiten een korte toelichting.

ad 1) Inventariseren van verbruiksgegevens
Nieuwe deelnemers aan Energie Voor Scholen dienen een aansluitlijst bij hun huidige leverancier op te vragen. Dit geldt ook voor bestaande deelnemers die aansluitingen willen toevoegen die nog niet in het collectief zitten. Met deze gegevens wordt de totale hoeveelheid in te kopen elektriciteit en aardgas en het profiel bepaald.

ad 2) Opstellen offerteaanvraag en leveringsovereenkomst
Er zal in basis gebruik worden gemaakt van een offerteaanvraag van Hellemans Consultancy welke speciaal voor Europese aanbestedingen in de energiemarkt is ontwikkeld en juridisch getoetst is door diverse partijen. Leveringsvoorwaarden, algemene voorwaarden en kleine lettertjes van de leverancier worden per definitie uitgesloten. De offerteaanvraag zal op maat worden gemaakt en aangevuld met de eisen en wensen zoals deze zijn geïnventariseerd in de voorbereidingsfase.

ad 3) Aankondigingen op Tender European Daily, aanbestedingskalender en Tenderned
Hellemans Consultancy zal gedurende de aanbestedingsprocedure als penvoerder optreden en als centraal aanspreekpunt voor gegadigden fungeren.

ad 10) Elektronisch aanbesteden en veilen
Het gehele proces van communicatie met inschrijvers (leveranciers) c.q. gegadigden zal plaatsvinden via het aanbestedingsplatform van Negometrix. De inschrijvers ontvangen daarvoor een unieke inlogcode waarmee zij alle stukken, nota van inlichtingen etc. kunnen ophalen. Via dit systeem wordt voorkomen dat een inschrijver niet of later informatie ontvangt dan de overige inschrijvers. Daarnaast kunnen inschrijvers ook hun aanbieding via het aanbestedingsplatform uploaden en wensen beantwoorden. Dit maakt dat de kans op fouten tijdens het beoordelingsproces wordt geminimaliseerd.

Hellemans Consultancy heeft een eigen account op dit aanbestedingsplatform en heeft zelf de expertise om de aanbesteding op dit platform in te richten en klaar te maken voor een veiling.

Het inkoopresultaat is mede afhankelijk van de methodiek van inkopen. Wanneer daarbij bijvoorbeeld een veiling wordt gebruikt die leveranciers goed kennen, zoals die van Negometrix, komt dit het resultaat alleen ten goede. Hellemans Consultancy heeft deze veilingtool al vele malen succesvol bij Europese Aanbestedingen van energie gehanteerd.

ad 14) Overdragen documentatie (Europese Aanbesteding)
Na gunning zal het proceduredossier door Hellemans Consultancy ter archivering aan alle schoolbesturen digitaal beschikbaar worden gesteld. Op grond van de toepasselijke EG-richtlijnen geldt een archiveringsplicht voor tenminste vijf jaren.

3. Contractmanagement

Tijdens het contractmanagement moeten o.a. de volgende zaken worden uitgevoerd:

Implementeren inkoopstrategie
Uitvoeren inkoopstrategie: volgen van tarieven energiemarkt en kopen op zo gunstig mogelijk marktmoment
Evaluatie inkoopmomenten
Informatiesessie

ad 2) Uitvoeren inkoopstrategie

Het volgen van de markt en het vastleggen van tarieven op zo gunstig mogelijke momenten zal uiteindelijk voor 90% het tarief voor het volgende jaar bepalen. In de afgelopen jaren hebben de tarieven van elektriciteit en aardgas de nodige pieken en dalen gehad. In onderstaande grafieken is de ontwikkeling van respectievelijk het elektriciteitstarief en het aardgastarief voor levering 2019 weergegeven.

Dit betekent dat er dus in 2019 gekeken wordt naar gunstige momenten en het totale volume in delen vastgezet kan worden voor 2021 en verder. Steeds in het jaar voorafgaand aan het leveringsjaar zijn de tarieven voor het leveringsjaar bekend. Indien de tarieven voor de drie komende jaren ook gunstig zijn, kunnen die ook vastgezet worden.

In de grafieken is te zien dat er een grote volatilitet is en dat het moment van klikken dus belangrijk is. De volatiliteit is dus het risico wat met een doordachte inkoopstrategie gemanaged moet worden (risicoprofiel).

Het verkrijgen van marktinformatie is van essentieel belang bij het definitief vaststellen van de elektriciteit en aardgastarieven. Deze informatie wordt dagelijks door Hellemans Consultancy verkregen via bronnen als Reuters, Heren, Energeia, Endex etc. Aan de hand van deze informatie kan in overleg worden beslist op welk moment de inkoop van elektriciteit en aardgas of een deel daarvan zal plaatsvinden.

Grafiek 1: ontwikkeling van de elektriciteitstarieven voor levering in 2019 en verder

Grafiek 2: ontwikkeling van de aardgastarieven voor levering in 2019 en verder

4. Financiën

Kosten schoolbesturen

De contracten die Hellemans Consultancy voor haar klanten afsluit kennen per definitie geen vastrecht. Daarvoor in de plaats komen de deelnamekosten. De volgende tarieven worden gehanteerd:

aansluitingen kleinverbruik € 2,00 per maand (elektriciteit tot en met 3 x 80 ampère en aardgas tot 170.000 Nm3/jaar)
aansluitingen grootverbruik € 15,00 per maand

Alle hierboven genoemde tarieven zijn exclusief btw. Jaarlijks vindt er een indexatie van de deelnamekosten plaats aan de hand van de consumentenindex met een maximum van 2,5% per jaar.

Betaalwijze

De kosten voor begeleiding zullen door de winnende leverancier(s) in rekening worden gebracht bij de deelnemers. Op de nota van de winnende leverancier(s) zal een kostenpost “Deelnamefee” komen te staan met bovengenoemde bedragen. Daarnaast zal een kostenpost “Vastrecht leverancier” worden opgenomen van € 0,00 om dit expliciet aan te geven.

Kosten voor niet-leden profielorganisaties

Wanneer een schoolbestuur geen lid (meer) is, zijn de deelnamekosten:

aansluitingen kleinverbruik € 4,00 per maand (elektriciteit tot en met 3 x 80 ampère en aardgas tot 170.000 Nm3/jaar)
aansluitingen grootverbruik € 30,00 per maand

De helft van deze bedragen wordt op de factuur van de leverancier in rekening gebracht. De andere helft per kwartaal door Hellemans Consultancy per schoolbestuur (verzamelfactuur).

Genoemde tarieven zijn exclusief btw.

5. Organisatie en planning

Organisatie

Gezien de huidige omvang van het inkoopcollectief (ruim 12.000 aansluitingen) en het feit dat er een Europese Aanbesteding gehouden wordt, is er uitgegaan van de volgende organisatiestructuur:

Stuurgroep

De stuurgroep bestaat uit een vertegenwoordiger van elke profielorganisatie die deelneemt aan het collectief en de projectleider van Hellemans Consultancy. De stuurgroep voert het toezicht uit over het gehele project en beslist over alle activiteiten die uitgevoerd moeten worden. De projectgroep bestaat uit de volgende vertegenwoordigers:

Arjen de Kraker (VGS)
Ron van der Raaij (VOS/ABB)
Joost Rog (Verus)
Miriam Leget (VBS)
Gokhan Coban (ISBO)
Arjen Leenhouts (Hellemans Consultancy)
Karin Michgels (Hellemans Consultancy)

Werkgroep

De werkgroep bestaat uit de vertegenwoordigers vanuit de profielorganisaties. Vanuit Hellemans Consultancy zal mevrouw Karin Michgels plaatsnemen als projectcoördinator en de heer Tjeerd Kuiper als aanbestedingsdeskundige en coördinator bij het gebruiken van het aanbestedingsplatform van Negometrix. De werkgroep heeft als taak de communicatie naar de schoolbesturen, pers, potentiële leveranciers etc. uit te voeren en is verantwoordelijk voor het optimaal laten functioneren van het inschrijfproces en Europese Aanbesteding.

Planning

In grote lijnen verloopt dit project als volgt:

Inschrijven van deelname vanaf 1 november 2018 t/m 5 april 2019 via website energievoorscholen.nl, button “inschrijven”.
Voorbereidings- en uitvoeringsfase Europese Aanbesteding 10 januari 2019 t/m 15 november 2019.
Contractmanagementfase 15 november 2019 t/m 31 december 2025.

6. Inschrijven en overige communicatie

Uniek aan dit collectief is de website www.energievoorscholen.nl.

Deze website zorgt ervoor dat alle zaken rondom de energiecontracten voor deelnemers op één plek duidelijk en overzichtelijk terug te vinden zijn: inschrijven, mutaties doorgeven, prijsafspraken, nieuwsbrieven en contactgegevens etc.

Wanneer scholen willen deelnemen aan het nieuwe collectief kunnen zij dit kenbaar maken via de website. Vervolgens ontvangt de school een deelnameverklaring via de mail. Deze dient ondertekend teruggemaild te worden naar Hellemans Consultancy.

Servicedesk

Gedurende het gehele traject heeft Hellemans Consultancy minimaal 2 personen continue beschikbaar voor alle werkzaamheden ten behoeve van het collectief. Zodoende kunnen veel vragen, mutaties etc. door Hellemans Consultancy worden opgelost en is Hellemans Consultancy de “rechterhand” voor de deelnemers richting leveranciers en netbeheerders.

De meest gestelde vragen en bijbehorende antwoorden staan op de website onder kopje “FAQ”.